Beste CLB-medewerker
In deze nieuwsbrief verzamelen we de antwoorden op vragen die jullie ons vanuit de praktijk meldden:
- Resultatentransmissie, resultaten bekijken en troubleshooting
We hebben meldingen binnengekregen dat resultaten vaak niet meteen verschijnen op de expORL-server, terwijl de leerlingengegevens wel naar de tablet worden doorgestuurd. De communicatie tussen de server en de tablet verloopt in beide gevallen via een ander kanaal. Als de leerlingengegevens wel op de tablet verschijnen, is er vermoedelijk niets aan de hand met de Wifi verbinding. Dit probleem stelt zich echter vaker wanneer de Wifi verbinding in het lokaal niet stabiel is (dwz. wanneer de sterkte van het signaal fluctueert afhankelijk van waar de leerling zich in het testlokaal bevindt). Vanuit onze kant proberen we dit probleem te verhelpen. Immers, het heeft gevolgen voor het gebruik van de ‘Advance automatically’ optie. Deze werkt alleen naar behoren als het resultaat van de vorige leerling zichtbaar is op de server. Dit verklaart waarom telkens dezelfde leerlingengegevens blijven verschijnen op de tablet (ook al is die leerling reeds getest). Op locaties waar dit probleem zich voordoet, is de werkwijze ‘leerling per leerling’ te verkiezen. Ook al komt het resultaat niet zichtbaar binnen, betekent het niet dat het niet werd opgeslagen. Bij het vernieuwen van de serverpagina (via toets ‘refresh’), zal je zien dat de resultaten werden geregistreerd, maar op een geanonimiseerde manier (enkel het leerlingen-ID is zichtbaar). Om dan gemakkelijk de resultaten terug aan de leerlingen te koppelen, moet je met behulp van de klaslijst de gegevens de-anonimiseren. Dit kan door de klaslijst via ‘drag and drop’ op het onderste 1/3 van de serverpagina los te laten en de datum van het respectievelijke consult op de kalender aan te duiden.
Hieraan gelinkt is de vraag of de arts kan meekijken op de server (via een andere PC) naar de resultaten die binnenkomen. Dat kan, maar daarvoor is ook de klaslijst nodig om te de-anonimiseren. De arts zal anders enkel leerlingen-ID nummers zien (en niet de volledige leerlingengegevens).
In principe moet de expORL-server niet meer gebruikt worden voor het bekijken en/of registreren van de data, gezien de gegevens automatisch in LARS worden weggeschreven. Ook hier werden reeds een aantal problemen gemeld. Het opsturen van de gegevens naar LARS kan traag verlopen. Het LARS-team heeft de tip meegegeven om ook de pagina in dit geval te vernieuwen (via toets ‘refresh’). Het is ook belangrijk om de juiste Excel-export te gebruiken. Ietwat verwarrend is het feit dat er in de medische activiteit twee verschillende Excel-exportknoppen bestaan (of bestonden? Misschien is dit inmiddels opgelost). De juiste keuze is de spin-export. In de andere lijst staan immers geen leerlingen-ID noch activiteiten-ID, waardoor het resultaat niet in LARS kan worden weggeschreven. Ook is het geen goed idee om de klaslijst-export voorafgaand aan de eigenlijke medische activiteit uit te voeren (bv. een dag eerder), omdat het activiteiten-ID in dit geval mogelijks niet meer overeenkomt met die van het eigenlijke consult. Maak dus de export best meteen voor de start van het consult. Herinner je ook om de excell-export niet aan te passen, maar alle wijzigingen (leerlingen verwijderen e.d.) te doen op de exporl-serverpagina.
Bij manueel werken (zonder Wifi) is het voorlopig nog niet mogelijk om de resultaten weg te schrijven in LARS. Immers, LARS dient het leerlingen-ID en activiteiten-ID te kennen om het resultaat correct weg te schrijven. Het activiteiten-ID bestaat nog niet als veld op de tablet, maar dit zal met de volgende update van de tabletconfiguratie (in de loop van deze week) verschijnen. Het is belangrijk om dan zowel het leerlingen-ID als het activiteiten-ID in te geven op de tablet om achteraf (bij herstel van de Wifi) alsnog de resultaten te kunnen koppelen aan de juiste leerlingendossiers. Voorlopig noteer je best de resultaten in tekst dossier. Op de tablet kan je gemakkelijk de resultaten raadplegen (2x op KU Leuven logo tikken en wachtwoord ingeven).
Bovendien zijn de gegevens daar niet anoniem, en worden op die manier koppelingsfouten zo goed als mogelijk vermeden. Het LARS-team werkt eraan om het mogelijk te maken om ook bij notitie in tekst dossier, zonodig verwijsbrieven te kunnen genereren. Momenteel verschijnt deze optie alleen in het geval van een FAIL wanneer resultaten automatisch in LARS binnenvliegen.
Manueel werken en resultaten noteren in tekst dossier is voorlopig de oplossing bij verbindingsproblemen of eender wanneer het klaslijstensysteem en de resultaten linken met LARS niet werkt. We beseffen wel dat het veel prettiger werken is via de automatische manier (mede omwille van de tijdsdruk), en stellen alles in het werk om dit systeem in nauwe samenwerking met LARS te optimaliseren. We raden sterk af om in dergelijke situatie naar audiometrie terug te grijpen: deze werkwijze maakt het immers niet mogelijk om de doelstellingen van de standaard te bereiken.
Er was op 22/9 in de voormiddag een kortstondige onderbreking van alle KU Leuven servers. Dit heeft ook gevolgen gehad voor de expORL-server. In zulke gevallen wordt alles in het werk gesteld om snel de problemen te verhelpen. We willen ons excuseren voor het ongemak, maar weet dat zulke zaken buiten onze wil om gebeuren en wij geen directe invloed hebben op de KU Leuven servers. Gelukkig gebeurt dit zeer zelden.
- Wat als een leerling niet bekend is in LARS?
Exporteer de spin-lijst uit LARS. Voeg de ongekende leerling toe aan het excell-bestand. Vul naam, voornaam en geboortedatum in van de leerling. In de kolom leerlingen-ID vul je een numerieke waarde in (het gemakkelijkste is te beginnen van 1). Belangrijk is dat deze waarde uniek is binnen het consult/de medische activiteit. In het geval dat er 2 nieuwe leerlingen zijn, dienen zij dus allebei een ander ID te krijgen (leerling 1 = 1, leerling 2 = 2). In de kolom activiteiten-ID, vul je hetzelfde cijfer in als bij alle andere leerlingen van de lijst. Vervolgens kan je via drop-and-drag automatisch werken. De resultaten van de ongekende leerling(en) zullen op een later tijdstip in LARS verschijnen (eenmaal de leerling gekend is in het systeem). Als je de leerling niet op de excell-lijst wil plaatsen, mag deze natuurlijk ook manueel op de tablet worden toegevoegd. Analoog moeten ook hier de leerlinggegevens en een leerlingen- en activiteiten-ID worden ingegeven zoals hierboven beschreven.
- Hardware/software problemen met tablets (kalibratiefout)
We hebben enkele meldingen binnengekregen van setjes waarop de SPIN-test niet werkt; dit voornamelijk door een kalibratiefout. Bij hardware- en softwareproblemen van de tablet zelf (tablet kan niet worden ingeschakeld of SPIN-test wordt niet opgestart) sturen jullie de volledige set (tablet + lader + hoofdtelefoon) best op naar volgend adres:
T.a.v. Sam Denys
KU Leuven
Dept. Neurowetenschappen
Onderzoeksgroep Experimentele ORL (ExpORL)
O&N 2 - Herestraat 49 - bus 721
3000 Leuven
- Vraaggestuurd aanbod
Bij onderzoeken op vraag (van leerlingen die niet in het vijfde leerjaar of derde secundair zitten), is de leeftijd van het kind richtinggevend voor de keuze voor het best geschikte screeningsprotocol. Voor leerlingen met een (ontwikkelings)leeftijd vanaf 9 jaar kan de SPIN-test worden toegepast.
- Instructiefilmpjes
De instructiefilm voor de leerlingen (voor gebruik in het kader van de praktijktoets) is nog in herwerking. We zijn momenteel bezig om deze in te korten en aan te passen aan de nieuwe tabletconfiguratie. Maar gezien de geluidskwaliteit duidelijk onvoldoende was voor groepsprojectie met bepaald materiaal gaan we dus de geluidsopname helemaal opnieuw herdoen en op de beelden verwerken. Dit is redelijk intensief precisiewerk; we kunnen dus nog geen vaste datum prikken op de verspreiding van de finale versie van de film, maar we doen ons best om deze zo snel mogelijk beschikbaar te maken. We houden jullie op de hoogte…
Ondertussen is er wel een instructiefilm voor CLB-medewerkers beschikbaar in verband met het gebruik van de SPIN-test. Deze is te vinden via de website van de VWVJ: vwvj.be > Horen > Aan de slag > Uitvoeringstechnieken.
We willen jullie danken voor jullie doorzettingsvermogen bij het op punt stellen van de SPIN-test. Jullie feedback is waardevol om de nodige technische aanpassingen nog te doen en de laatste kinderziektes weg te werken.
Vriendelijke groeten,
Sam Denys & Michael Hofmann, ExpORL
Cécile Guérin, Katelijne Van Hoeck & Ann Keymeulen, VWVJ